Geschiktheidsmatrix
Sturen op wendbaarheid
Pensioenfondsen hebben een belangrijke taak. Ze zijn verantwoordelijk voor de financiële toekomst van hun deelnemers. En dat draait om veel geld. Vandaar dat de kwaliteiten van de individuele bestuurders en het bestuur als geheel op orde moeten zijn. De geschiktheidsmatrix is daar een uitstekend instrument voor. Mits de matrix op de juiste manier wordt ingezet. Tom Smits, leader L&D bij SPO, vertelt hoe de matrix voor het hele pensioenfonds grip biedt en wendbaarheid kan bevorderen.
Bij het voordragen van een kandidaat-bestuurder voor toetsing door De Nederlandsche Bank (DNB) moet ieder pensioenfonds een geschiktheidsmatrix aanleveren. Deze matrix geeft niet alleen inzicht in de kennis en vaardigheden van de kandidaat, maar ook van de andere leden van het bestuur. De geschiktheidsmatrix is dus een individueel én collectief overzicht van geschiktheid. Wie grip wil houden op de individuele en collectieve mate van geschiktheid laat de geschiktheidsmatrix daarom jaarlijks terugkomen in het evaluatiemoment van de geschiktheidscyclus.
Meer dan alleen kennis
Voor iedere bestuurder geeft het pensioenfondsbestuur in de geschiktheidsmatrix een score met toelichting. Er zijn vier deskundigheidsniveaus mogelijk: A, B, B+ en E. Grofweg vertaald naar de praktijk begrijpt iemand op niveau A wat er speelt in pensioenland en de aandachtsgebieden. Bovendien kan diegene in eigen woorden meedoen in het debat. Een bestuurder op niveau B begrijpt de onderlinge samenhang van de dossiers en overziet de complexiteit van de pensioenwereld. Bovendien beïnvloedt hij of zij mede de dynamiek om tot de beste resultaten te komen.
Een B+-bestuurder staat, onder meer door jarenlange ervaring, boven de pensioenstof en neemt een voortrekkersrol. Hij of zij weet zich in te zetten om het team en het pensioenfonds als geheel beter te laten presteren. Niveau E is tot slot het expertniveau waarbij iemand niet alleen jarenlange relevante ervaring heeft, maar ook de specialistische opleiding genoten heeft. Zoals juristen en controllers. Bestuurders op B+- of E-niveau kunnen vanaf een blanco pagina een samenhangend en kloppend beleid opstellen.
Stimulerende factor
Maar hoe bepaal je iemands niveau? Opleidingen zijn belangrijk en hebben een vliegwieleffect om te leren wat een bestuurder moet doen. Maar ook werkervaring en de successen die behaald zijn, zijn belangrijk. DNB maakte onlangs een duidelijk statement in wat DNB terug wil zien in de geschiktheidsmatrix en waarom. Naast inzicht in deskundigheidsniveaus vraagt DNB nu om onderbouwing met opleidingen en concrete ervaring. Het gaat namelijk niet alleen om de kennis en het inzicht. Maar met name of iemand in staat is om die kennis toe te passen om tot de juiste oordeelsvorming en beslissingen te komen. En daarvoor spreek je natuurlijk ook je competenties en professioneel gedrag aan.
Voor niveau A is er vanuit DNB een formeel toetsmoment. Soms met een toetsingsgesprek dat voor velen als een mondeling examen voelt. Dit bepaalt zeer zuiver of iemand dat niveau daadwerkelijk bezit. Maar hoe zit dat op B-, B+- en E-niveau? Op die niveaus neemt de complexiteit toe en is het van groot belang om ook countervailing power in te kunnen zetten. Om tegengas te geven, je uit te spreken en de rol te nemen. Om naast kennis ook professioneel gedrag en competenties te laten zien. Pas als iemand dat laat zien in zijn of haar rol, kan met een gerust hart het hogere niveau worden toegekend. Interessant om te zien is dat DNB aan de geschiktheidsmatrix nu ook de krachtige vraag heeft toegevoegd: zijn de scores collectief besproken? Het is een goede eerste controlestap om de zuiverheid van de niveaus te waarborgen. En het maakt de jaarlijkse collectieve zelfevaluatie het moment bij uitstek voor de geschiktheidsmatrix.
Kies voor onafhankelijke toetsing
Toch moeten de niveaus om de zoveel tijd ook echt gevalideerd worden. Met een collectieve kennistest? Nee. Bijblijven in kennis is een basishygiëne. Een B-, B+- of E-deskundigheidsniveau moet iemand evidence based verdienen. Heeft een bestuurder wel de kennis maar blijft hij of zij terughoudend, wordt er niet voorbereid, of komt men vaker niet opdagen bij vergaderingen? Dan moet het ook mogelijk zijn een niveau teruggezet te worden.
Onafhankelijke toetsing is nodig en dat kan in drie gradaties plaatsvinden. Ten eerste door de scores met het gehele bestuur te bespreken, oftewel de controlestap waar DNB nu ook letterlijk naar vraagt bij nieuwe benoemingsverzoeken. Ten tweede door een externe partij in te schakelen die in workshopvorm challenges biedt aan het collectief. En ten derde door een formeel toetsmoment in te lassen zoals DNB dat doet op niveau A. Op individueel niveau, met casuïstiek en een mondeling toetsingsgesprek met een comité. Een observatie van bestuursvergaderingen kan bovendien een waardevol onderdeel zijn van de tweede en derde manier van onafhankelijke toetsing. Het gaat er immers om hoe het in de praktijk gaat.
Vorm je eigen beleid, dat maakt de geschiktheidsmatrix alleen maar sterker
Durf eigen beleid te vormen
Als pensioenfonds wil je alle uitdagingen die op je af komen aan kunnen. Vandaar dat de individuele en collectieve geschiktheid op orde moet zijn. De geschiktheidsmatrix legt de niveaus per benoemd gebied vast. Dit zijn standaard de zeven deskundigheidsgebieden uit de Beleidsregel geschiktheid 2012:
- Het besturen van een organisatie
- Relevantie wet- en regelgeving
- Pensioenregeling en pensioensoorten
- Financieel technische en actuariële aspecten
- Administratieve organisatie en interne controle
- Uitbesteding
- Communicatie.
Veel pensioenfondsen kiezen er echter voor een rijker geschiktheidsbeleid te volgen. Om af te wijken van de wellicht verouderde indeling van de deskundigheidsgebieden. Zo kan het een goede keuze zijn om fintech en cybercrime eruit te lichten. En vermogensbeheer apart te benoemen. Ook wordt het gebied risicomanagement regelmatig gemist. Is dit een onderdeel dat in alle gebieden terugkomt? Of zou het een apart deskundigheidsgebied moeten zijn? Durf eigen beleid te vormen, dat maakt de geschiktheidsmatrix alleen maar sterker. Wat maakt dat jouw pensioenfonds optimaal kan presteren? Welke kwaliteiten zijn daarvoor nodig? Waar staat iedereen en waar zouden ze moeten staan?
De geschiktheidsmatrix kan goed gekoppeld worden aan de ontwikkeling van de bestuurders. Veel pensioenfondsen laten daarom in de matrix de huidige én gewenste situatie zien, oftewel ist und soll. De geschiktheidsmatrix kan groeipaden inzichtelijk maken, van kandidaat-bestuurders en van zittende bestuurders. Kan het fonds alles aan? Ook bij uitstroom en instroom? Niet voor niets heeft DNB nu ook vragen opgesteld, zoals hoe zullen de minder sterke geschiktheidsgebieden binnen het collectief worden gecompenseerd? De geschiktheidsmatrix is meer dan alleen een administratieve tool. Het kan een sterk instrument voor sturing op wendbaarheid zijn.
Voor het héle pensioenfonds
En omdat het zo’n sterk instrument is, zou niet alleen het bestuur gebruik moeten maken van de geschiktheidsmatrix maar ook het verantwoordingsorgaan. Dit orgaan heeft immers een belangrijke rol in de governance van een pensioenfonds. Onderzoek in de sector heeft aangetoond dat een te grote kloof in kennis tussen het verantwoordingsorgaan en het bestuur niet helpt om tot de juiste discussies, besluiten en resultaten te komen. De geschiktheidsmatrix kan daarom een mooi opstapje vormen naar vragen, zoals: waar moeten we onze norm leggen? Waar zit de rest en waar gaan we naartoe? Maak van de geschiktheidsmatrix een instrument dat grip biedt en wendbaarheid bevordert. Voor het gehele pensioenfonds.
 | Meer informatie?Wij gaan graag in gesprek om u verder te adviseren en voor uw specifieke situatie een voorstel op maat samen te stellen. |